antwoord voor partners

In bepaalde gevallen mag u persoonlijke informatie over een leerling delen met anderen. Er zijn wel spelregels waaraan u zich dient te houden.
Het delen van persoonsgegevens in een samenwerkingsverband vereist een zorgvuldige benadering. Al was het maar omdat de wijze waarop met persoonsgegevens wordt omgegaan, het resultaat is van behoorlijk wat inschattingen van de samenwerkende partners. De Wet Bescherming Persoonsgegevens is geen blauwdruk met spelregels die in alle situaties duidelijkheid verschaffen. De wet biedt wél een duidelijk kader waarbinnen de samenwerkende partners dienen te opereren. Onderstaande stappen vormen een goed houvast bij het bepalen van uw beleid ten opzichte van het delen van persoonsgegevens in een samenwerkingsverband.

• Stel vast vanuit welke taken en belangen en met welke doelen uw organisatie (welke) persoonsgegevens verzamelt.
• Stel vast vanuit welke taken en met welke doelstellingen u dient samen te werken met anderen. Om welke (potentiële) partners gaat het?
• Stel vast vanuit welke taken en belangen en met welke doelen uw (potentiële) partners werkzaam zijn en (eventueel) persoonsgegevens verzamelen.
• Bepaal welke persoonsgegevens met welk doel worden gedeeld in het kader van de samenwerking.
• Wat is het doel van de samenwerking waarbinnen persoonsgegevens worden gedeeld?
• Bepaal in welke mate het gebruik van gedeelde persoonsgegevens binnen het samenwerkingsverband, verenigbaar is met de oorspronkelijke reden(en) voor het verzamelen van de desbetreffende informatie.
• Bepaal de vorm van het delen: wie is op welk moment betrokken bij het delen van welke informatie? Vooral bij deze stap moeten u en uw partners kritisch zijn. Naar iedere uitwisseling van gegevens en ook naar iedere deelname aan het samenwerkingsverband moet heel kritisch gekeken worden.
• Stel vast wie de verantwoordelijke is en maak afspraken met elkaar.
• Maak afspraken over de communicatie met de desbetreffende leerlingen en/of hun verzorgers. Hoe en wanneer voorziet u hen van informatie? Er is immers altijd sprake van een informatieplicht. Bij twijfel doet u er goed aan te overleggen of toestemming te vragen aan betrokkenen.
• Leg de antwoorden op al deze vragen vast in een convenant.

Scholen doen er goed aan om de communicatie met ouders op drie niveaus te ontwikkelen:   De spil dient te zijn de dagelijkse communicatie van de leerkracht/docent als eindverantwoordelijke regisseur met de ouder(s) van aan zijn of haar zorg toevertrouwde kinderen. Dit betekent in de allereerste plaats dat leerkrachten/docenten open staan voor de communicatie met ouders, werkelijk geïnteresseerd zijn in wat ouders weten, kunnen en willen wanneer het gaat om het onderwijs aan en de opvoeding van de eigen kinderen en een dialoog met hen willen aan gaan. Om samen – voor zover wenselijk en mogelijk – vorm te geven aan hun gedeelde verantwoordelijkheid. Vanuit de erkenning dat leerkracht en ouder(s) partners zijn in hun betrokkenheid bij opvoeding en onderwijs. Dit vraagt om (1) goede communicatievaardigheden van leerkrachten, (2) de positieve intentie om met ouders te willen communiceren en (3) het “organiseren” van formele en informele ontmoetingen in en om de klas, waarin de dialoog van leerkracht en ouders centraal staat. Naarmate leerkracht/docent en ouder te maken krijgen met leerlingen/kinderen met (zeer) lastig te beantwoorden vragen, neemt de intensiteit van deze communicatie toe. Vorm en inhoud van de communicatie worden in toenemende mate ook beïnvloed door de formele vereisten van regelgeving. Laat leerkracht/docent en ouders samen in goed overleg vaststellen hoe zij de communicatie met en over deze leerling, vorm willen geven. Het initiatief hiertoe wordt genomen door de leerkracht. Deze is als regisseur ook verantwoordelijk voor de continuïteit en kwaliteit van de communicatie. Advies: Maak met alle leerkrachten/docenten/teams afspraken over de dagelijkse communicatie met ouders. Train hen in de voor effectieve communicatie – ook in lastige situaties – benodigde vaardigheden, zoals adviesvaardigheden, of het omgaan met weerstanden. (G)MR. De reguliere overlegstructuren (MR en GMR) gebruiken. Hier vindt het overleg plaats op het niveau van de school en ouders als collectief. Eventueel uitgebreid met de in het kader van passend onderwijs al genoemde ‘geschillencommissie’. Advies: Evalueer in (G)MR regelmatig de kwaliteit van de communicatie van leerkrachten en ouders. Stel vast wat de collectieve gespreksagenda is en in welke mate deze door alle ouders en leerkrachten ook als zodanig wordt ervaren. Mediator. Daar waar de communicatie tussen ouders en leerkrachten niet goed loopt, kan gebruik worden gemaakt van een mediator, een communicatiedeskundige, die als opdracht heeft er voor te zorgen dat partijen tot effectieve communicatie komen. Het gaat hier niet om een scheidsrechter, of om een functionaris die partijen “op hun verantwoordelijkheid aanspreekt”, maar om een bemiddelaar die vanuit respect voor de inzichten en belangen van alle betrokkenen, aanmoedigt tot effectieve communicatie. Het gaat hier niet om dwang of straf, maar om versterking en verruiming van de mogelijkheden van leerkrachten en ouders. Deze mediator kan zowel door leerkrachten als door ouders worden gevraagd om te bemiddelen. Advies: Wijs een mediator aan die in staat is het perspectief van leerkrachten en ouders aan te voelen en te begrijpen. Een persoon met voldoende bemiddelende vaardigheden om uiteenlopende standpunten dichter bij elkaar te brengen. Management moedig aan. En het management van de school moedigt aan. Dit betekent in de eerste plaats dat t.o.v. leerkrachten/docenten keer op keer het grote belang van effectieve communicatie met ouders wordt bevestigd. En dat er alles aan wordt gedaan om hen – eventueel door training en coaching – hiertoe in staat te stellen. In de tweede plaats brengt dit met zich mee dat ook ouders regelmatig worden uitgenodigd tot het gesprek met de school.   Advies. Agendeer dit thema structureel in overleggen van het managementteam. Houd zo een vinger aan de pols en bewaak de voortgang. Let er vooral ook op dat het middenkader actief werkt aan het ontwikkelen van de communicatie en de kwaliteit daarvan.